El proceso de offboarding es tan importante como el onboarding. Gestionar correctamente la salida de un empleado deja una impresión positiva y duradera, tanto en el empleado que se va como en los que se quedan.
Un offboarding profesional y respetuoso demuestra el compromiso de la empresa con el bienestar de sus empleados, incluso cuando dejan de formar parte de la organización, lo que fortalece su imagen y reputación de manera interna y dentro de su sector.
Asegura una transición suave y mantén una relación positiva con tus ex-empleados siguiendo estas prácticas. Al aplicarlas, garantizarás que la salida de un talento no sea un proceso traumático, sino llevadero y satisfactorio para ambas partes.
1. Preparar la documentación necesaria
Antes de que un empleado deje la empresa, es crucial preparar toda la documentación necesaria. Esto incluye el acuerdo de finalización del contrato, detalles sobre la liquidación de salarios y beneficios, y cualquier otra documentación legal que deba ser firmada.
Asegúrate de que todos los documentos estén listos y disponibles para la revisión del empleado con suficiente antelación. Esto no solo facilita el proceso de salida, sino que también demuestra profesionalismo y consideración por el tiempo del empleado.
Además de la documentación legal, es importante reunir todos los informes o análisis de desempeño realizados sobre el empleado para constituir un antecedente.
2. Mantener una comunicación clara y transparente
La comunicación es clave durante el proceso de offboarding. Desde el momento en que se anuncia la salida del empleado, mantener una comunicación clara y transparente sobre los próximos pasos y expectativas es clave para evitar malentendidos.
Explica el proceso de offboarding y proporciona un cronograma detallado de lo que el empleado puede esperar. Si es posible, dale fecha a cada actividad y describe con detalles en qué consiste.
Esto ayuda a reducir la ansiedad y el estrés asociados con la salida y asegura que todos estén en la misma página.
Es importante también comunicar la salida del empleado al resto del equipo de manera respetuosa y profesional, manteniendo la privacidad del empleado que se va y abordando cualquier preocupación que los colegas puedan tener.
3. Preparar una entrevista de salida
Las entrevistas de salida son una excelente oportunidad para obtener retroalimentación valiosa de los empleados que se van. Esta información puede ser utilizada para mejorar las prácticas y políticas de la empresa.
Prepara una serie de preguntas que te ayuden a entender las razones detrás de la decisión del empleado y su experiencia general en la empresa. Asegúrate de crear un ambiente cómodo y de confianza para que el empleado se sienta libre de compartir sus pensamientos.
Escuchar atentamente y tomar en serio los comentarios recibidos puede ayudarte a identificar áreas de mejora y a realizar cambios que beneficien a la empresa y a sus empleados actuales y futuros.
4. Agradecer y celebrar los logros
Reconocer y celebrar los logros del empleado que se va es una parte importante de un offboarding respetuoso. Organiza una pequeña reunión o evento para agradecer al empleado por sus contribuciones y desearle éxito en sus futuros proyectos.
Este gesto no solo hace que el empleado se sienta valorado, sino que también refuerza una cultura de reconocimiento y aprecio dentro de la empresa.
Incluso después de la salida, el empleado puede actuar como embajador de la marca y hablar positivamente sobre su experiencia en la empresa, algo que puede impactar mucho en la llegada de candidatos en el corto, mediano y largo plazo.
Asegúrate de personalizar el reconocimiento y hacerlo significativo, destacando los logros específicos y el impacto que el empleado tuvo en la organización.
5. Fortalecer la moral de los empleados que quedan
La salida de un empleado puede afectar la moral del equipo que se queda. Es importante abordar cualquier preocupación y asegurarse de que los empleados restantes se sientan apoyados y valorados.
Mantén una comunicación abierta con el equipo, explicando los motivos de la salida y los planes para cubrir las responsabilidades del empleado que se va. Ofrece apoyo adicional si es necesario y asegúrate de que los empleados sepan que sus esfuerzos son apreciados.
Fomentar un ambiente de trabajo positivo y de apoyo puede ayudar a mantener la moral alta y a reducir el impacto negativo de la salida de un compañero de trabajo.
6. Solicitar retroalimentación honesta
Solicitar retroalimentación honesta de los empleados que se van es crucial para el crecimiento y la mejora continua de la empresa.
Usa la entrevista de salida como una oportunidad para recoger comentarios sobre lo que la empresa está haciendo bien y en qué áreas puede mejorar. Este es un espacio donde el empleado saliente puede expresarse con completa honestidad y sin temor a represalias.
Valorar y considerar seriamente esta retroalimentación puede llevar a cambios positivos y a la mejora de la experiencia de trabajo para todos.
Implementar cambios basados en los comentarios recibidos demuestra que la empresa está comprometida con el bienestar de sus empleados y con la mejora continua.
7. Gestionar la transición
Finalmente, es esencial gestionar adecuadamente la transición de responsabilidades. Esto incluye asignar las tareas del empleado saliente a otros miembros del equipo y asegurarse de que todos los proyectos y procesos continúen sin interrupciones.
Proporciona capacitación y apoyo a los empleados que asumirán nuevas responsabilidades y mantén una comunicación clara sobre cualquier cambio en el equipo o en los flujos de trabajo. Una transición bien gestionada minimiza el impacto en la productividad y asegura que el equipo pueda continuar funcionando de manera eficiente.
Es cierto que el proceso de salida de un empleado puede ser incómodo. Sin embargo, en vez de verlo como algo tortuoso, cambia el enfoque para percibirlo como una oportunidad para la empresa y el talento y donde ambos puedan entender mejor las razones de la desvinculación para poder diseñar y aplicar las soluciones pertinentes.
